El procedimiento se organiza en cinco grandes apartados que conforman una guía para la solución del problema:
A. Planteamiento del problema
B. Análisis del problema
C. Situación
D. Solución
E. Acción recomendada
A. Planteamiento del problema
La primera fase exige definir el problema con la mayor precisión y brevedad posible. Un buen planteamiento debe responder claramente a dos interrogantes esenciales:
1. ¿Qué se pretende lograr?
2. ¿Para qué se pretende lograrlo? (finalidad u objetivo superior)
La correcta formulación del problema es un paso decisivo: un planteamiento ambiguo o incompleto suele conducir a soluciones inadecuadas o a esfuerzos mal orientados.
B. Análisis del problema
El objetivo de esta etapa es conocer el problema de manera sistémica, identificando todos los elementos que lo caracterizan y condicionan. Se estructura en cuatro dimensiones principales:
Historia: Se recopila toda la información relevante del pasado, se identifica el origen del problema y, en caso de recurrencia, se analizan los motivos que obligan a su nuevo examen.
Vínculos y límites: Se establecen las relaciones entre el problema, su posible solución y el contexto más amplio, delimitando con claridad el alcance del estudio para mantenerlo acotado y manejable.
Suposiciones: Son presunciones razonables sobre eventos futuros que pueden influir significativamente en la situación (por ejemplo, la probable aprobación de una norma legal o la evolución de un mercado). Su uso permite generar soluciones alternativas y debe ser verificable antes de la ejecución del plan.
Preguntas implícitas: Son aquellas cuyas respuestas conducen directamente a la solución. Permiten focalizar la atención en los factores verdaderamente decisivos.
C. Situación
En esta sección se examina el contexto en el que se enmarca el problema. Se divide en tres subapartados:
a) Factores que influyen en la situación: Se enumeran únicamente aquellos factores reales, conocidos con certeza y enunciados con objetividad, evitando especulaciones o prejuicios.
b) Conclusiones relativas a su influencia: Se analizan y evalúan los factores identificados, determinando sus efectos sobre el problema y las posibles soluciones. Es aquí donde el conocimiento, la experiencia y el rigor profesional del analista resultan fundamentales.
c) Factores determinantes: Del conjunto de factores se seleccionan solo aquellos que, por su importancia, pueden afectar de manera significativa el problema o su solución.
D. Solución
Esta es la fase central del método y comprende varios momentos:
a) Enunciado y análisis de posibles soluciones
Se elaboran alternativas que deben cumplir tres condiciones indispensables:
- Aptas: resolver el problema de manera completa y en el plazo requerido.
- Factibles: realizables con los recursos disponibles.
- Aceptables: presentar una relación costo-beneficio favorable.
b) Comparación de posibles soluciones
Se confrontan las alternativas destacando ventajas, desventajas, relación con los factores determinantes y consecuencias futuras previsibles.
c) Elección de la mejor solución
La selección se basa en la comparación anterior y debe dar respuesta directa a las preguntas implícitas del problema. Puede sustentarse en experimentación (simulaciones o pilotos), experiencia previa o valoración profesional.
d) Acciones para el logro de la solución
Se detallan y analizan las acciones concretas necesarias, aplicando nuevamente los criterios de aptitud, factibilidad y aceptabilidad.
e) Comparación y selección de las acciones
Se comparan las opciones de ejecución para elegir la más conveniente.
f) Detalle de las acciones
Se especifican las órdenes, directivas, solicitudes y comunicaciones necesarias para implementar la solución elegida.
E. Acción recomendada
La fase final consiste en el enunciado claro y conciso de la solución seleccionada junto con las acciones principales recomendadas. Una vez aprobado el estudio por la autoridad competente, se inicia la ejecución del plan.
El método de Estudios de Estado Mayor ofrece un marco lógico y disciplinado que trasciende su origen militar. Su aplicación sistemática en las organizaciones modernas contribuye a reducir la subjetividad, mejorar la calidad de las decisiones y facilitar la comunicación entre quienes analizan y quienes aprueban o ejecutan las soluciones. En un entorno empresarial cada vez más complejo, contar con una metodología probada para estructurar el pensamiento constituye una herramienta de alto valor estratégico.
